审核员进入财务部办公室现场调阅文件，财务部与采购部于同办公区域办公，办公区域为开放式环境，财务部档案室位于来访人员可接触到的走廊一侧，审核员进入时，档案室大门敞开，会计进入档案室查找文件时，审核员发现好几个档案柜没有上锁，直接就能拉开。这时候门外还排着几个来采购部办事的外来人员，经询问，今天天气比较热，空调又坏了，为了便于通风，所以打开了档案室大门，好跟办公室形成对流，有外来人员进来时，办公室的人都能看见，一般他们也不会进入档案室的。